Automação de processos: o que é, para que serve, tipos e como fazer

Em um mundo cada vez mais digital, a automação de processos é uma estratégia essencial para qualquer empresa que deseja prosperar. No Brasil, essa realidade não é diferente. Uma pesquisa da Salesforce revela que 91% das empresas nacionais pretendem automatizar seus processos.

Nesse contexto, um estudo internacional da OTRS revela que o Brasil está na frente de vários países quando se trata de automação, com 52% das empresas já utilizando esse tipo de estratégia. Enquanto isso, a média global é de apenas 28%.

Mas, então, o que é automação de processos e quais os benefícios? Quais processos podem ser automatizados? Vale a pena investir nessa tecnologia e como fazer isso? Neste artigo, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre essa tendência.

Continue a leitura e entenda. 

O que é automação de processos?

A automação de processos é a incorporação de tecnologias avançadas que interligam dados e sistemas para executar tarefas que, antes, exigiam esforço manual. 

Este avanço propicia um salto em produtividade e eficiência, e tem o potencial de redefinir o conceito de valor dentro das organizações. 

Uma das vantagens dessa aplicação é a versatilidade, pois pode ser adaptada às necessidades dos mais diversos processos de um negócio. 

Vale ressaltar que essa transformação não significa a substituição humana direta pela máquina. Nesse caso, se trata de uma sinergia entre tecnologia e expertise humana, união que otimiza e potencializa o ambiente de trabalho.

Para que serve?

O objetivo da automação é tornar as operações das empresas mais rápidas e menos suscetíveis a erros. Em outras palavras, enxugar os processos. Essa estratégia é eficaz para liberar os funcionários para se dedicarem a tarefas que exigem raciocínio e criatividade, ou seja, características subjetivas que de fato são valiosas.

Além disso, a automação melhora a coleta e o gerenciamento de dados, contribuindo para decisões empresariais mais precisas e eficazes. Basicamente, é uma ferramenta que ajuda as empresas a serem mais produtivas e competitivas.

Por que é importante?

Em um mundo cada vez mais acelerado e competitivo, com uma grande influência das inteligências artificiais, quem não se adequa fica mesmo para trás. Por isso, a automação é crucial para negócios que simplesmente precisam se manter relevantes para continuar operando. 

Assim, podemos dizer que a importância da automação está justamente no objetivo que ela cumpre: tornar as operações das empresas mais rápidas e menos suscetíveis a erros. 

Quais são os tipos de automação?

Com a automação se tornando cada vez mais presente, sobretudo no cenário nacional, é fundamental entender que existem diferentes tipos. Assim, cada empresa pode entender aquele que mais se adequa às suas necessidades.

• Chatbots: automatizam o atendimento ao cliente em tempo real, respondendo perguntas e oferecendo suporte através do chat em sites, redes sociais e aplicativos de mensagens;
• Scripts: conjuntos de instruções pré-escritas, como um roteiro, que executam uma tarefa específica, como digitação de dados, envio de e-mails e geração de relatórios; 
• RPA (Robotic Process Automation): robôs de software simulam a ação humana, em diferentes sistemas e interfaces, com a capacidade de automatizar tarefas complexas, como lançamento de notas fiscais, conciliação bancária e atendimento ao cliente; 
• URA (Unidade de Resposta Audível): é como um chatbot mas utiliza voz para interagir com os clientes, automatizando o atendimento ao cliente por telefone;
• Hiperautomação: combina diferentes tecnologias de automação, como RPA, IA e Machine Learning, para automatizar processos complexos e de alto valor;
• BPMS (Business Process Management Systems): automatizam e gerenciam os processos de negócio da empresa, da definição até a execução, análise e otimização.

Automação de processos nas empresas: exemplos

Confira a seguir alguns exemplos de automação, em diferentes áreas:

1. Automação de atendimento ao cliente

Os chatbots e sistemas de respostas automatizadas são usados para gerenciar consultas dos clientes. Eles são programados para responder perguntas frequentes, encaminhar questões mais complexas para colaboradores e até realizar agendamentos.

2. Automação de industrial 

Na indústria, linhas de montagem robotizadas são um exemplo clássico de processos automatizados. 

Os robôs e máquinas conduzem tarefas como soldagem, pintura e montagem. Ou seja, a produção se acelera, junto à uma maior precisão, enquanto o risco de lesões no trabalho diminui consideravelmente. 

3. Automação de processos administrativos 

Softwares de Enterprise Resource Planning (ERP) automatizam a entrada de dados financeiros e a administração de recursos, evitando a duplicidade de tarefas e erros de entrada de dados. 

4. Automação de marketing 

As plataformas de automação de marketing ajudam a segmentar clientes, enviar e-mails personalizados, postar nas redes sociais e rastrear o engajamento do cliente de forma automática.

Benefícios da automação de processos

Entre os benefícios da automação, um grande destaque é que ela ajuda a otimizar o tempo: tanto dos colaboradores, que podem focar em outras atividades mais estratégicas, quanto dos processos em si, que são executados mais rapidamente. Logo, ela também eleva a produtividade 

Adicionalmente, há uma boa redução da ocorrência de erros, melhora na consistência dos resultados e o cumprimento de prazos fica mais facilitado. Em consequência, as empresas se tornam mais eficientes, resilientes e bem posicionadas no mercado. 

Mais segurança

Além dos benefícios citados anteriormente, a automação contribui para um ambiente digital mais seguro e protegido. 

Isso porque, em primeiro lugar, a rastreabilidade é aprimorada, com todos os passos dos processos sendo registrados. Essa característica facilita a investigação de incidentes e a identificação de potenciais falhas.

Outro aspecto importante é o controle de acesso reforçado. A automação permite restringir o acesso a dados confidenciais, o que diminui o risco de vazamentos e acessos indevidos.

Finalmente, a automação pode detectar e responder a possíveis incidentes de segurança de forma rápida e eficiente, minimizando quaisquer danos.

Como fazer automação de processos?

O processo de implementar uma automação varia de acordo com as características e necessidades de cada empresa, bem como sua estratégia, objetivos e desafios. Mas, em geral, o processo ocorre da seguinte forma: 

1. Análise e mapeamento: identifique processos passíveis de automação, necessidades de migração de sistemas, impacto na empresa e os benefícios potenciais da automação;
2. Seleção da ferramenta: a partir de agora, com o com o apoio de uma equipe qualificada, escolha a ferramenta de automação adequada às necessidades do negócio;
3. Implementação e configuração: configure a ferramenta de acordo com os processos mapeados, definindo regras, tarefas e fluxos de trabalho;
4. Testes e ajustes: para garantir o bom funcionamento da automação e identificar pontos de otimização e ajuste;
5. Monitoramento e avaliação: monitore os resultados da automação, avaliando o impacto na produtividade, eficiência e retorno do investimento.

Desafios X Soluções

Embora 52% das empresas brasileiras já tenham investido em automação – segundo os dados da OTR – outras 26% já investiram em sistemas, mas ainda não possuem o conhecimento necessário para utilizá-los. 

Ou seja, um dos principais desafios para implantar uma automação eficiente é a falta de mão de obra qualificada para operar e gerenciar as ferramentas. 

Esse cenário se explica graças à escassez de profissionais de TI com essa expertise, e que estejam disponíveis para as empresas brasileiras. Afinal, estamos em um momento em que a demanda é maior que a mão de obra, o que é agravado graças aos olhos do mercado exterior que estão voltados a esses profissionais. 

Para reverter esse cenário, a solução é investir em outras formas mais simplificadas e desburocratizadas de contratação, como o outsourcing de TI. 

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Conclusão

Em conclusão, a automação de processos é uma transformação essencial para as empresas modernas, pois tem a capacidade de otimizar a eficiência, reforçar a segurança e promover a inovação. 

Embora você, analista, gestor ou líder já saiba, vale lembrar que essas características são essenciais para o sucesso de qualquer negócio nos dias de hoje.

Com a compreensão dos tipos e benefícios da automação, juntamente com uma implementação estratégica e eficaz, as organizações ficam com o caminho livre para alcançar níveis superiores de competitividade no mercado.

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