Saiba como organizar e otimizar o arquivo morto usando tecnologia

À medida que o tempo passa e as novas tecnologias redefinem todo o fluxo de trabalho das organizações, um questionamento relevante vem à tona: o que fazer com o arquivo morto? 

Esses registros, embora não estejam em uso constante, são importantes e precisam ser mantidos por alguns anos. Isso porque eles contêm informações de áreas estratégicas, como gestão de pessoas, além de dados contábeis e questões fiscais.

Mas, atualmente, incorporar soluções digitais para gerenciar essas informações de forma mais eficiente é mais do que uma tendência; é uma necessidade. 

Então, como organizar arquivo morto e quais são as tecnologias para a otimização dessa área? Continue lendo para entender. 

O que é um arquivo morto?

O arquivo morto é uma seleção de documentos e registros que não são mais usados no dia a dia de uma empresa, mas que precisam ser guardados por razões legais, fiscais ou mesmo históricas. 

Entre esses documentos, estão contratos finalizados, registros de funcionários que já saíram da empresa e dados financeiros antigos, entre outros. 

Apesar do nome, esses arquivos não deixam de ter importância, pois podem ser necessários para referência futura ou auditorias, devendo, portanto, serem armazenados de forma segura e organizada.

Inclusive, muitos profissionais evitam usar o termo “morto”, que consideram pejorativo. Por isso, outro termo utilizado como sinônimo é “permanente”. 

Quanto tempo dura o arquivo morto?

O período de armazenamento de um arquivo é definido com base nas regras de temporalidade, que estão estabelecidas em normativas como o Código Tributário Nacional, Código Civil e até a Constituição Federal do Brasil.

A duração da guarda varia conforme o tipo de documento — seja tributário, trabalhista ou outro — e pelas exigências das leis correspondentes.

Mas, no geral, a maioria das documentações empresariais deve ser mantida por pelo menos cinco anos. No entanto, existem documentos como os livros obrigatórios de contabilidade, que devem ser preservados até atingirem o prazo de decadência. 

Outra dúvida comum é sobre quando um documento deve ser inserido no arquivo morto.  Isso deve acontecer quando o mesmo deixa de ser ativamente utilizado nas operações diárias da empresa.

O que colocar no arquivo morto?

Confira alguns dos principais documentos que são inseridos no arquivos permanentes:

• Contratos finalizados e respectivas correspondências;
• Registros contábeis e comprovantes de transações fiscais;
• Relatórios anuais e registros administrativos antigos;
• Documentação de recursos humanos, como folhas de pagamento e registros de ex-funcionários;
• Protocolos e manuais de procedimentos desatualizados;
• Correspondências comerciais e notificações legais arquivadas.

Qual a importância do arquivo permanente?

Mesmo que não sejam mais tão relevantes atualmente, manter os documentos de uma organização é fundamental, pois resguarda itens com valor legal e histórico. 

Esses itens podem, inclusive, ser requeridos em auditorias, disputas judiciais ou para comprovar a conformidade com regulamentos. 

Mantê-los devidamente organizados e seguros não só protege a empresa contra possíveis penalidades por descumprimento de leis de armazenamento, mas também facilita o acesso a informações do passado, quando necessário.

Como é organizado o arquivo morto?

No método tradicional de organização, os documentos são armazenados em pastas físicas, categorizadas por tipo de documento, ano, assunto ou outros critérios relevantes. Depois, as pastas são armazenadas em prateleiras ou armários etiquetados. 

Essa lógica de organização permite o mapeamento dos documentos, embora seja um processo que requer espaço físico, além de ser suscetível a erros de manuseio e deterioração do papel – além de riscos de acidentes e perda total do material. 

Além desses problemas práticos, esse método também já está defasado diante de alternativas tecnológicas que promovem uma gestão de documentos mais eficiente, acessível e segura. 

Por que apostar em tecnologia na gestão de documentos?

Existem diversos motivos para optar por soluções tecnológicas para otimizar a gestão de arquivos e documentos permanentes. Mas, em resumo: é mais acessível, seguro e eficiente.

Por isso, as empresas estão optando por adotar sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Esses sistemas permitem digitalizar e armazenar documentos no ambiente digital, facilitando tanto o acesso quanto a recuperação de informações.

Como consequência, os problemas e preocupações relacionados à manutenção dos documentos físicos finalmente chegam ao fim.

Além disso, a tecnologia permite que os arquivos sejam devidamente organizados e padronizados, de uma forma mais inteligente e eficiente que as pastas.

Aliás, a nova configuração digital facilita o descarte após a expiração legal dos arquivos, que anteriormente eram outro problema para as organizações. 

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Quais as vantagens da otimização do arquivo morto?

Optar por soluções tecnológicas não só moderniza a gestão de documentos, mas traz uma série de benefícios operacionais e estratégicos para as empresas. Alguns deles são: 

• Acesso rápido: localizar documentos digitais é muito mais rápido com a pesquisa por palavras-chave;
• Segurança aprimorada: proteções digitais, como criptografia e firewalls, ajudam a proteger contra perdas, acessos não autorizados e ataques cibernéticos;
• Redução de espaço físico: eliminação da necessidade de espaços para armazenamento de papel;
• Preservação a longo prazo: documentos digitais não se deterioram como o papel;
• Conformidade e retenção: programação de alertas e regras automatizadas para cumprir prazos de guarda legais;
• Backup e recuperação: cópias de segurança automáticas e a possibilidade de recuperar informações em caso de desastres ou mesmo ransomware;
• Acesso remoto: possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar;
• Sustentabilidade: redução do uso e descarte de papel.

Como digitalizar o arquivo morto?

Digitalizar o arquivo morto é um processo feito em várias etapas, cada uma importante para garantir a integridade, conformidade e a usabilidade dos documentos. Veja alguns passos de como colocar isso em prática, de forma eficiente: 

1. Avaliação e planejamento: faça um inventário dos arquivos para identificar quais documentos são prioritários para a digitalização e quais já podem ser descartados;
2. Preparação dos documentos: prepare os documentos, removendo grampos, corrigindo amassados e garantindo que estejam prontos;
3. Digitalização: use scanners profissionais (apropriados para grandes volumes de documentos) para converter documentos em formato digital, observando resolução e qualidade necessárias;
4. Indexação e organização: organize os documentos digitalizados com metadados adequados e indexe-os para facilitar a busca e recuperação futura;
5. Armazenamento e backup: salve os documentos digitais em sistemas seguros, com backups para evitar perdas de dados.

Como profissionais de TI podem auxiliar?

Para implementar qualquer novo processo em uma empresa, é necessário contar com a consultoria, treinamento e suporte de especialistas. No processo de digitalização da gestão de documentos, isso não é diferente. 

Os profissionais de TI são importantes em quase todas as etapas do processo, mas principalmente no planejamento e implementação do sistema de gestão documental. 

Eles também selecionam o hardware e software adequados, garantindo a segurança da informação e estabelecendo processos eficientes de digitalização e indexação. 

Ainda são responsáveis por configurar rotinas de backup, recuperação de dados, e automação de processos, além de fornecer treinamento e suporte técnico às equipes. 

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Conclusão

Em resumo, a integração da tecnologia na organização e otimização do arquivo morto não apenas simplifica a gestão documental como também fortalece a segurança e a acessibilidade dos dados. 

A digitalização, portanto, é um salto qualitativo para as empresas, pois torna a recuperação de informações antigas mais eficiente e apoia a conformidade legal, bem como a tomada de decisões estratégicas.

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