À medida que o tempo passa e as novas tecnologias redefinem todo o fluxo de trabalho das organizações, um questionamento relevante vem à tona: o que fazer com o arquivo morto?
Esses registros, embora não estejam em uso constante, são importantes e precisam ser mantidos por alguns anos. Isso porque eles contêm informações de áreas estratégicas, como gestão de pessoas, além de dados contábeis e questões fiscais.
Mas, atualmente, incorporar soluções digitais para gerenciar essas informações de forma mais eficiente é mais do que uma tendência; é uma necessidade.
Então, como organizar arquivo morto e quais são as tecnologias para a otimização dessa área? Continue lendo para entender.
O arquivo morto é uma seleção de documentos e registros que não são mais usados no dia a dia de uma empresa, mas que precisam ser guardados por razões legais, fiscais ou mesmo históricas.
Entre esses documentos, estão contratos finalizados, registros de funcionários que já saíram da empresa e dados financeiros antigos, entre outros.
Apesar do nome, esses arquivos não deixam de ter importância, pois podem ser necessários para referência futura ou auditorias, devendo, portanto, serem armazenados de forma segura e organizada.
Inclusive, muitos profissionais evitam usar o termo “morto”, que consideram pejorativo. Por isso, outro termo utilizado como sinônimo é “permanente”.
O período de armazenamento de um arquivo é definido com base nas regras de temporalidade, que estão estabelecidas em normativas como o Código Tributário Nacional, Código Civil e até a Constituição Federal do Brasil.
A duração da guarda varia conforme o tipo de documento — seja tributário, trabalhista ou outro — e pelas exigências das leis correspondentes.
Mas, no geral, a maioria das documentações empresariais deve ser mantida por pelo menos cinco anos. No entanto, existem documentos como os livros obrigatórios de contabilidade, que devem ser preservados até atingirem o prazo de decadência.
Outra dúvida comum é sobre quando um documento deve ser inserido no arquivo morto. Isso deve acontecer quando o mesmo deixa de ser ativamente utilizado nas operações diárias da empresa.
Confira alguns dos principais documentos que são inseridos no arquivos permanentes:
Mesmo que não sejam mais tão relevantes atualmente, manter os documentos de uma organização é fundamental, pois resguarda itens com valor legal e histórico.
Esses itens podem, inclusive, ser requeridos em auditorias, disputas judiciais ou para comprovar a conformidade com regulamentos.
Mantê-los devidamente organizados e seguros não só protege a empresa contra possíveis penalidades por descumprimento de leis de armazenamento, mas também facilita o acesso a informações do passado, quando necessário.
No método tradicional de organização, os documentos são armazenados em pastas físicas, categorizadas por tipo de documento, ano, assunto ou outros critérios relevantes. Depois, as pastas são armazenadas em prateleiras ou armários etiquetados.
Essa lógica de organização permite o mapeamento dos documentos, embora seja um processo que requer espaço físico, além de ser suscetível a erros de manuseio e deterioração do papel – além de riscos de acidentes e perda total do material.
Além desses problemas práticos, esse método também já está defasado diante de alternativas tecnológicas que promovem uma gestão de documentos mais eficiente, acessível e segura.
Existem diversos motivos para optar por soluções tecnológicas para otimizar a gestão de arquivos e documentos permanentes. Mas, em resumo: é mais acessível, seguro e eficiente.
Por isso, as empresas estão optando por adotar sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Esses sistemas permitem digitalizar e armazenar documentos no ambiente digital, facilitando tanto o acesso quanto a recuperação de informações.
Como consequência, os problemas e preocupações relacionados à manutenção dos documentos físicos finalmente chegam ao fim.
Além disso, a tecnologia permite que os arquivos sejam devidamente organizados e padronizados, de uma forma mais inteligente e eficiente que as pastas.
Aliás, a nova configuração digital facilita o descarte após a expiração legal dos arquivos, que anteriormente eram outro problema para as organizações.
Leia também sobre – Inteligência artificial: entenda o que é, como surgiu e sua importância
Optar por soluções tecnológicas não só moderniza a gestão de documentos, mas traz uma série de benefícios operacionais e estratégicos para as empresas. Alguns deles são:
Digitalizar o arquivo morto é um processo feito em várias etapas, cada uma importante para garantir a integridade, conformidade e a usabilidade dos documentos. Veja alguns passos de como colocar isso em prática, de forma eficiente:
Para implementar qualquer novo processo em uma empresa, é necessário contar com a consultoria, treinamento e suporte de especialistas. No processo de digitalização da gestão de documentos, isso não é diferente.
Os profissionais de TI são importantes em quase todas as etapas do processo, mas principalmente no planejamento e implementação do sistema de gestão documental.
Eles também selecionam o hardware e software adequados, garantindo a segurança da informação e estabelecendo processos eficientes de digitalização e indexação.
Ainda são responsáveis por configurar rotinas de backup, recuperação de dados, e automação de processos, além de fornecer treinamento e suporte técnico às equipes.
Se a sua empresa pretende passar por esse processo, conte com a Sevensys para encontrar profissionais de TI experientes e prontos para ajudar! Acesse nosso site para saber mais.
Em resumo, a integração da tecnologia na organização e otimização do arquivo morto não apenas simplifica a gestão documental como também fortalece a segurança e a acessibilidade dos dados.
A digitalização, portanto, é um salto qualitativo para as empresas, pois torna a recuperação de informações antigas mais eficiente e apoia a conformidade legal, bem como a tomada de decisões estratégicas.
Encontrar a empresa de outsourcing de TI certa pode ser um desafio. Confira nosso artigo com dicas para selecionar o parceiro ideal para o seu negócio, conheça também os diferentes tipos de outsourcing de TI!
Categorias: Carreira em TI
Tags: Nenhuma tag encontrada.
